.
Meine Pendenzen
Deine persönliche To-do-Liste — nur du siehst diese Einträge, auch andere eingeloggte Benutzer sehen sie nicht.
Die obersten Einheiten — jede Liegenschaft kann mehrere Abteilungen enthalten.
Frei definierbare Abteilungen innerhalb einer Liegenschaft.
Stockwerke innerhalb einer Abteilung.
Räume innerhalb eines Stockwerks.
Technische Anlagen (Heizung, Lift, Lüftung usw.), verortet auf Liegenschaft, Abteilung, Stockwerk oder Raum.
Geräte (Küchengeräte, Werkzeuge usw.), verortet auf Liegenschaft, Abteilung, Stockwerk oder Raum.
Kunden, Eigentümer und Verwaltungen als Ansprechpartner.
Übergeordnete Wartungspläne pro Objekt oder Anlage, inkl. hinterlegtem Plan-Dokument.
Wiederverwendbare Prüf- und Kontrolllisten für Wartungsrundgänge.
Pflichtenhefte mit wiederkehrenden Kontrollgängen pro Liegenschaft. Jede Kontrolle wird mit Datum und Kürzel visiert.
Arbeitsrapporte für Leistungen, die separat verrechnet werden (z. B. quartalsweise).
Kontrollblatt Lüftungsanlagen – pro Anlage ein Blatt mit Filter, Ventilator, Keilriemen, WRG, Befeuchtung, Lager und BSK.
Kontrollblatt «Periodische Kontrolle der Notlichtanlage» – pro Anlage Datum, Befund / Bemerkung, Kontrolle / Wartung und Visum.
Protokoll aller durchgeführten Wartungen und Prüfungen — wird bei "Erledigt" automatisch ergänzt.
Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (z. B. Aufzug, Blitzschutz, Brandschutz) mit Nachweis.
Garantien zu Geräten und Anlagen im Überblick, inkl. Ablaufdatum und Beleg.
Liste der verwendeten Reinigungsmittel.
Liste der verwendeten Spezialreinigungsmittel.
Liste von Ersatzmaterial und Reinigungszubehör.
Schadensmeldungen mit Fotos, Kommentaren und Verlauf — bei Bedarf direkt in einen Auftrag umwandeln.
Brandschutz- und Fluchtwegpläne als PDF hinterlegen.
Unterlagen zur Arbeitssicherheit, z. B. Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und SUVA-Merkblätter.
Sicherheitsdatenblätter, Anleitungen und Merkblätter als Referenz.
Monatsblatt «Kontrollen durch den Sprinklerwart» – direkt ausfüllen, wird automatisch gespeichert.
Wer ist wann im Einsatz — als Schichtplan-Raster oder als Liste mit Aufgabendetails.
Ferien, Krankheit und sonstige Abwesenheiten der Mitarbeitenden.
Werkzeuge, Geräte und Maschinen im Überblick.
Ersatzteile mit Lagerort, Bestand und Mindestbestand — optional verknüpft mit einer Anlage.
Alle Ersatzteile, die den Mindestbestand erreicht oder unterschritten haben.
Materialbestellungen nachverfolgen, bis sie eingetroffen sind.
QR-Codes für Werkzeuge und Ersatzteile generieren und anzeigen, z. B. zum Ausdrucken und Aufkleben.
Eigene Liste für Energiekennzahlen — frei erfassbar, z. B. Strom-, Wasser- oder Gaswerte je Liegenschaft und Ablesedatum.
Benutzer verwalten, die im Tool Aufgaben übernehmen können.
Rollen und ihre Zugriffsrechte — steuert, welche Bereiche ein Benutzer in der Navigation sieht.
Regelmässiges Wochenpensum pro Mitarbeiter.
Ausbildungen, Fachausweise und Zertifikate der Mitarbeitenden.
Arbeitszeit erfassen — direkt einstempeln oder nachträglich eintragen.
Pikett-Einsätze mit Datum, Liegenschaft, Einsatzart, Beschreibung, Zeitaufwand und Visum.
Unterhaltsarbeiten an den Parkingsystemen (Ticketrolle wechseln, Kasse leeren, Schranke reinigen …) mit Datum und Kürzel.
Alarmkontakte der Parkingsysteme – Notruf- und Alarmstellen mit Nummer, Liegenschaft und Standort.
Erfassen, wann die Entsorgung da war: Datum, Abfallart, Entsorger, Menge und Visum.
Bedarf aus den Wartungsplänen mit deiner vorhandenen Personalkapazität vergleichen.
Kategorien für Anlagen und Geräte (z. B. Heizung, Lift, Lüftung). Umbenennen ändert die Kategorie auch bei allen betroffenen Anlagen.
Kategorien der Wartungspläne (Farbe und Name), z. B. Heizung, Lüftung, Elektro. Auch erreichbar unter Instandhaltung → Wartungspläne.
Teams (Gruppierung im Schichtplan und im Benutzerprofil) und Schichttypen. Auch erreichbar unter Planung.
Festlegen, welche Kennzahlen und Listen auf deiner Übersicht (Startseite) erscheinen und in welcher Reihenfolge. Gilt nur für dich.
Von welchem Postfach FacilityDesk E-Mails verschickt (Reparatur-Antworten, Benachrichtigungen, Wartungs-Erinnerungen) – über Microsoft 365.
E-Mail an Hauswart/Technik, sobald eine neue Reparaturmeldung eingeht. Auch erreichbar unter Reparaturen / Aufträge.
Eigener Link zum Reparatur-Meldeformular (öffentlich, ohne Login) – wird auch im QR-Code verwendet. Nach einer Änderung bestehende QR-Aushänge neu drucken.
Automatische E-Mail-Erinnerungen für Wartungspläne. Auch erreichbar unter Instandhaltung → Wartungspläne.
Objekte/Liegenschaften, die im Tool verwaltet werden.
Frei definierbare Kategorien zum Einordnen von Kosten, Dokumenten u. a.
Unterordner unter den Kategorien erstellen (z. B. unter «Bedienungsanleitungen» → «Lüftung» → «Zentrale») – beliebig tief verschachtelbar. Bei der Kategorie auf «+» klicken. Welchem Unterordner ein Dokument gehört, wählst du beim Dokument selbst.
Aufbau der Seitenleiste im Bereich «Dokumente»: Haupttitel (z. B. «Technik & Anlagen») und darunter die Kategorien. Reihenfolge mit den Pfeilen ändern.
Wiederverwendbare Vorlagen für Checklisten, Aufgaben oder Formulare.
Grunddaten deiner Firma, z. B. für Ausdrucke und Meldungen.
Standardtext der E-Mail, die beim Abschliessen einer Reparatur an die meldende Person geht. Beim Abschliessen kann der Text zusätzlich im Einzelfall angepasst werden.
Damit Meldungen von externen Geräten (fremde Handys, ohne verknüpfte Datei) hier ankommen, braucht es eine kleine Online-Datenbank. Kostenlos mit Supabase einrichtbar.